Thủ thuật máy tính
Website vungoctuan.vn là một trang blog chia sẻ các bài viết, bài hướng dẫn liên quan đến các kiến thức chuyên môn về Công nghệ thông tin.

Hướng dẫn cách sử dụng trộn thư (mail merge) để tạo hợp đồng lao động, xuất phiếu lương cho nhân viên, thư mời, thông báo

Hướng dẫn tạo hợp đồng lao động, xuất phiếu lương cho nhân viên, thư mời, thông báo... cách sử dụng Mail Merge

0 1.018

Mail merge – trộn thư, là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và có thể in hàng loạt chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.

Mặc dù rất hữu ích nhưng dường như rất nhiều độc giả còn chưa biết đến tính năng này. Vì thế hôm nay VNTsẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng.
Đầu tiên các bạn cần có file word mẫu đã tạo sẵn để chèn thông tin và một file Excel tổng hợp những dữ liệu thay đổi.

Xem thêm: Cách để biết người nhận đã đọc mail hay chưa

Hướng dẫn xuất phiếu lương cho nhân viên bằng Mail Merge

Bước 1: Mở file Word, chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.

chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard
chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard

Bước 2: Chức năng Mail Merge hiện ra ở phía bên phải Word, bạn chọn Letters và bấm Next: Starting document.

Chọn Letters và bấm Next: Starting document
Chọn Letters và bấm Next: Starting document

Bước 3: Chọn tiếp “Use the current document” và bấm Next: Select recipients.

Chọn “Use the current document” và bấm Next: Select recipients
Chọn “Use the current document” và bấm Next: Select recipients

Bước 4: Trong “Select recipients”, bạn chọn “Use an existing list” trường hợp danh sách đã sẵn có, bạn có thể bấm “Type a new list” để lập danh sách mới. Sau đó bấm “Next: Write your letter”.

Next: Write your letter
Next: Write your letter

Bước 5: Ở hộp thoại “Select Data Source”, bạn chọn tới danh sách (file excel) đã có và bấm Open.

Ví dụ file excel để làm hợp đồng dưới đây: (đây chỉ là ví dụ minh họa, chưa đầy đủ)
Chọn danh sách (file excel) đã có và bấm Open
Chọn danh sách (file excel) đã có và bấm Open

Sau đó bấm chọn sheet có chứa thông tin:

Chọn sheet có chứa thông tin
Chọn sheet có chứa thông tin

Ví dụ trong file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, các bạn chọn Sheet1 rồi bấm OK.

Bước 6: Ở hộp thoại “Mail Merge Recipients”, bạn chọn dữ liệu muốn chèn bằng cách tích chọn vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu muốn chèn hết thì bạn chọn tích chọn vào ô vuông cạnh “Data Source”.

Tích chọn vào ô vuông cạnh “Data Source”
Tích chọn vào ô vuông cạnh “Data Source”

Sau khi chọn xong bạn bấm OK.

Bước 7: Bấm Next: Write your letter.

Bước 8: Ở bước kế tiếp, bạn để con trỏ chuột ở vị trí cần chèn dữ liệu, tiếp đến bấm “More items”.

More items
More items
Hướng dẫn các bạn làm hợp đồng lao động bằng cách trộn thư
Hướng dẫn các bạn làm hợp đồng lao động bằng cách trộn thư

Bước 9: Hộp thoại “Insert Merge Field” hiện ra, bạn chọn trường dữ liệu chính xác theo nội dung cạnh con trỏ chuột và bấm Insert để chèn.
Sau khi chèn hoàn tất bạn bấm Close để đóng lại.

Hướng dẫn các bạn làm hợp đồng lao động bằng cách trộn thư
Hướng dẫn các bạn làm hợp đồng lao động bằng cách trộn thư

Bước 10: Chèn thứ tự tới hết các trường dữ liệu vào mẫu Word sẵn có. Bấm “Next: Preview your letters”.

Bước 11: Bấm Next: Complete the merge để hoàn tất các bước trộn thư.

Để xem các hợp đồng bấm chọn << , >> trong Redpident để xem.

Bước 12: Để xem toàn bộ trang sau khi trộn, bạn bấm Edit individual letters.

Bước 13: Các bạn có thể lưu file bằng cách bấm File -> Save hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S, đặt tên file sau đó chọn thư mục lưu file.

Tương tự như vậy bạn tiến hành làm với phiếu tính lương, thư mời, thông báo,…

Chúc bạn thành công.

5/5 (có 17 bình chọn)
Để lại một bình luận

Địa chỉ email của bạn sẽ luôn được bảo mật.