2 cách tự động trả lời trong Outlook

Bạn không thể online Outlook liên tục để trả lời mail. Bài viết này mình sẽ hướng dẫn bạn cài đặt email tự động trả lời trong Outlook, để lại lời nhắn hoặc thông tin liên hệ trong trường hợp khẩn cấp. Cùng theo dõi bài viết để biết cách thao tác nhé.

Bước 1: Mở Outlook > Nhấn File.

Bước 2: Chọn Automatic Replies.

Bước 3: Bạn hãy chọn Send automatic replies > Chọn Only send during this time range để thiết lập tự động send email trong khoảng thời gian nào đó.

Tại tab Inside My Organization và nhập nội dung thư bạn muốn gửi cho những người trong nhóm hoặc đồng nghiệp khi bạn vắng mặt > Nhấn OK.

Bước 4: Tại tab Outside My Organization, Nhập nội dung thư bạn muốn gửi trả lời tự động đến mọi email, kể cả bản tin, quảng cáo và có thể là cả email rác.

Bạn có thể chọn một trong 2 tính năng:

• My contact only: Chỉ những liên hệ của tôi
• Outside My Organization: Bên ngoài tổ chức liên hệ của tôi, thư sẽ được gửi tự động tới tất cả những liên hệ bên ngoài.

Nhấn OK.

Sử dụng quy tắc để trả lời email tự động (Tạo Rule)

Cách thực hiện này được sử dụng trong trường hợp Outlook của bạn không tìm thấy tính năng Automatic Replies (trả lời tự động) như ở mục I. Bạn có thể thực hiện theo cách này để có thể tự động trả lời email nhé!

Bước 1: Mở Outlook trên máy tính, bạn hãy nhấn vào Home chọn New Email.

Bước 2: Bạn hãy đặt chủ đề Subject cho email và nhập nội dung email > Sau đó, nhấn vào File.

Bước 3: Nhấn Save as.

Bước 4: Chọn thư mục lưu file, chọn Save as type là Outlook Template (*.oft) > Nhấn Save.

Bước 5: Bạn hãy nhấn vào tab Home trên ứng dụng Outlook > Chọn Rules > Chọn Manage Rules & Alerts…

Bước 6: Trong hộp thoại Rules and Alerts, bạn hãy chọn tab Email Rules > Nhấn New Rule.

Bước 7: Tiếp tục nhấn Apply rule on message I receive và chọn Next.

Bước 8: Tiếp tục chọn Send only to me và nhấn Next.

Bước 9: Chọn Reply using a specific template > Nhấn vào A specific template như hình bên dưới….

Bước 10: Tại mục Look in, bạn hãy chọn User Template in File System, sau đó chọn Browse…

Bước 11: Chọn thư mục bạn lưu email tự động ở bước 4 > Nhấn OK.

Bước 12: Chọn file email của bạn > Nhấn Open.

Tiếp tục nhấn Next.

Tiếp tục nhấn Next

Bước 13: Nhập tiêu đề tại mục Step 1: Specify a name for this rule > Chọn mục Turn on this rule > Nhấn Finish.

Bước 14: Nhấn Apply > Nhấn OK.

Trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách cài đặt mail tự động trả lời trong Outlook chỉ với vài thao tác đơn giản. Hy vọng bài viết sẽ có ích cho bạn.

Chúc các bạn thành công!