Thủ thuật máy tính
Website vungoctuan.vn là một trang blog chia sẻ các bài viết, bài hướng dẫn liên quan đến các kiến thức chuyên môn về Công nghệ thông tin.

2 cách tự động trả lời trong Outlook

0 482

Bạn không thể online Outlook liên tục để trả lời mail. Bài viết này mình sẽ hướng dẫn bạn cài đặt email tự động trả lời trong Outlook, để lại lời nhắn hoặc thông tin liên hệ trong trường hợp khẩn cấp. Cùng theo dõi bài viết để biết cách thao tác nhé.

Bài viết này hướng dẫn cách cài đặt mail tự động trả lời trong Outlook trên máy tính HP SpectrechạyWindows 11, bạn có thể thực hiện tương tự cho các dòng máy tính Windows,macOSkhác.

Bài viết thực hiện trên Outlook phiên bản 2019, bạn có thể thực hiện tương tự với các bản Outlook còn lại.

Khi nào sử dụng tính năng auto reply Outlook

  • Tự động trả lời email trong Outlook khi có email mới lúc bạn không online.
  • Để lại cách thông tin liên lạc khẩn cấp, lời nhắn cho đối phương.

2 cách cài đặt trả lời email tự động trong Outlook

Cách cài đặt mail tự trả lời trong Outlook

Bước 1:Mở Outlook > NhấnFile.

Nhấn vào File
Nhấn vào File

Bước 2:ChọnAutomatic Replies.

Chọn Automatic Replies
Chọn Automatic Replies

Bước 3:Bạn hãy chọnSend automatic replies> ChọnOnly send during this time rangeđể thiết lập tự động send email trong khoảng thời gian nào đó.

Tại tabInside My Organizationnhập nội dung thư bạn muốn gửicho những người trong nhóm hoặc đồng nghiệp khi bạn vắng mặt > NhấnOK.

Thiêt lập nội dung email trả lời tự động cho đồng nghiệp
Thiêt lập nội dung email trả lời tự động cho đồng nghiệp

Bước 4:Tại tabOutside My Organization,Nhập nội dung thư bạn muốn gửitrả lời tự động đến mọi email, kể cả bản tin, quảng cáo và có thể là cả email rác.

Bạn có thể chọn một trong 2 tính năng:

  • My contact only:Chỉ những liên hệ của tôi
  • Outside My Organization:Bên ngoài tổ chức liên hệ của tôi, thư sẽ được gửi tự động tới tất cả những liên hệ bên ngoài.

NhấnOK.

Thiêt lập nội dung email trả lời tự động cho người bên ngoài tổ chức
Thiêt lập nội dung email trả lời tự động cho người bên ngoài tổ chức

Sử dụng quy tắc để trả lời email tự động (Tạo Rule)

Cách thực hiện này được sử dụng trong trường hợp Outlook của bạn không tìm thấy tính năng Automatic Replies (trả lời tự động) như ởmụcI. Bạn có thể thực hiện theo cách này để có thể tự động trả lời email nhé!

Bước 1:Mở Outlook trên máy tính, bạn hãy nhấn vàoHomechọnNew Email.

Tạo mới email
Tạo mới email

Bước 2:Bạn hãy đặt chủ đềSubjectcho email vànhập nội dung email> Sau đó, nhấn vàoFile.

Nhập nội dung email
Nhập nội dung email

Bước 3:NhấnSave as.

Lưu email
Lưu email

Bước 4:Chọnthư mục lưu file, chọnSave as typeOutlook Template (*.oft)> NhấnSave.

Bước 5:Bạn hãy nhấn vào tabHometrên ứng dụng Outlook > ChọnRules> ChọnManage Rules & Alerts…

Chọn Manage Rules & Alerts…
Chọn Manage Rules & Alerts…

Bước 6:Trong hộp thoạiRules and Alerts, bạn hãy chọn tabEmail Rules> NhấnNew Rule.

Bước 7:Tiếp tục nhấnApply rule on message I receivevà chọnNext.

Chọn Apply rule on message I receive
Chọn Apply rule on message I receive

Bước 8:Tiếp tục chọnSend only to mevà nhấnNext.

Chọn Send only to me
Chọn Send only to me

Bước 9:ChọnReply using a specific template> Nhấn vàoA specific templatenhư hình bên dưới….

Chọn A specific template
Chọn A specific template

Bước 10:Tại mụcLook in, bạn hãy chọnUser Template in File System, sau đó chọnBrowse…

Nhấn và Browse
Nhấn và Browse

Bước 11:Chọnthư mụcbạn lưu email tự động ở bước 4 > NhấnOK.

Chọn thư mục lưu file email
Chọn thư mục lưu file email

Bước 12:Chọnfile emailcủa bạn > NhấnOpen.

Chọn file email
Chọn file email

Tiếp tục nhấnNext.

Nhấn Next
Nhấn Next

 

Tiếp tục nhấn Next

Bước 13:Nhập tiêu đề tại mụcStep 1: Specify a name for this rule> Chọn mụcTurn on this rule> NhấnFinish.

Đặt tên rule
Đặt tên rule

Bước 14:NhấnApply> NhấnOK.

Lưu rule gửi email tự động
Lưu rule gửi email tự động

 

Trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách cài đặt mail tự động trả lời trong Outlook chỉ với vài thao tác đơn giản. Hy vọng bài viết sẽ có ích cho bạn.

Chúc các bạn thành công!

 

5/5 (có 81 bình chọn)

Tài trợ

Để lại một bình luận

Địa chỉ email của bạn sẽ luôn được bảo mật.

📣 Rút gọn link, bọc link, fake link AFFILIATE miễn phí -> //rutgon.com.vn